Карточка складского учета М-17- форма и образец заполнения

Карточка складского учета М-17- форма и образец заполнения Карточка складского учета товаров и материалов - это документ, который широко используется в различных коммерческих организациях. Хотя структура таких карточек может варьироваться, форма М-17 выделяется среди других бухгалтерских документов как важное и ценное документальное средство. Этот документ способствует созданию эффективной системы контроля за перемещением товаров и материалов внутри компании, особенно в области логистики. Ответственность за заполнение указанной документации лежит на кладовщиках, которые подписывают акты как при получении, так и при отгрузке товаров и материалов. С начала 2022 года в России нет четких указаний относительно оформления таких актов. Поэтому предприятия обычно разрабатывают свои собственные шаблоны, опираясь на опыт других компаний и руководствуясь определенными рекомендациями правительства. Обычно стандартная форма включает подробную информацию о поставщике, потребителе и характеристиках товаров и материалов. Назначение складской карточки М-17 Стандартная форма заполнения складской карточки М-17 была утверждена Постановлением Госкомстата N71а от 30.10.1997 года. До 2013 года все организации, занимающиеся складскими операциями, были обязаны соблюдать установленный порядок составления такой документации. Позднее предприятиям было разрешено разрабатывать собственные уникальные шаблоны для аналогичных документов. Независимо от специфической формы (согласно государственным рекомендациям или на основе собственных шаблонов компании), карточка включает определенный и последовательный набор действий: прием товарно-материальных ценностей от поставщиков и других подразделений организации, проведение обменных операций с тщательным документированием всех параметров поступающих и отгружаемых товаров, реализацию конечным потребителям и передачу товаров дистрибьюторам, а также списание запасов по различным причинам, например, порчи, брака, истечения срока годности, кражи, несоответствия качеству и т. д. По сути, инвентарная карточка склада в формате М-17 не просто является основным документом в традиционном понимании. Ее стандартизация направлена прежде всего на систематизацию информации из поступающих и отправляемых заказов, а также накладных и счетов-фактур. Структура инвентарной карточки М-17 На начало каждого календарного года бухгалтерия составляет карточку складского учета, которая заносится в специальную книгу и подписывается уполномоченным бухгалтером. Позднее эту форму М-17 заполняет кладовщик или главный кладовщик, так как она состоит из трех последовательных таблиц. В верхней части карточки указывается ее номер, название предприятия и подразделения, наименование номенклатурной позиции. Первая таблица состоит из одной заполняемой строки, содержащей следующие графы: Структурное подразделение компании и вид деятельности. Номер складского объекта. Номер ячейки для размещения партии на адресном складе. Профиль, сорт, марка и размер товара. Номенклатурный номер. Единица измерения. Стоимость. Норма запаса (минимальное количество товара, необходимое на складе). Срок годности. Поставщик. Вторая таблица предназначается для учета драгоценных металлов и камней и требует меньшего количества входной информации. Третья таблица непосредственно регистрирует складские документы, приходные и расходные операции и содержит следующие столбцы: Дата события. Номер и серия отгрузочного документа. Наименование контрагента. Единица измерения товара. Фактическое изменение количества товара. Остаток товара. Подпись ответственного кладовщика. Таблица, отражающая движение товаров, предоставляет возможность вносить неограниченное количество записей, что позволяет расширить формат карточки складского учета материалов. Коммерческие организации и предприниматели имеют право по своему усмотрению исключать определенные разделы из формы М-17, например, таблицу учета драгоценных камней. Основные принципы оформления карточки М-17 В настоящее время не существует единого образца для карточек учета материалов, однако Госкомстат утвердил стандартный типовой образец в Постановлении № 71а, который можно использовать постоянно. Вместо этого организации могут создать собственный внутренний образец на основе необходимых данных и, часто, заказывают печать копий в типографии. В ходе традиционной складской практики, обычно используется форма М-17, содержащая информацию о поставщиках, потребителях и материальных ценностях. Каждый вид товаров или материалов обычно имеет собственную учетную карточку, которая затем нумеруется в соответствии с системой учета склада. К учетной карточке прилагаются все соответствующие квитанции, расходы и счета-фактуры. Заполнение учетной карточки может производиться вручную или электронно, но живая подпись кладовщика, отвечающего за имущество, должна стоять на каждой карточке. Ошибки лучше исправить на новом бланке или аккуратно вычеркнуть их, заменив правильной информацией и заверив исправления подписью кладовщика. Использование карандашей не допускается, разрешены только шариковые ручки. После окончания отчетного периода карточка передается в бухгалтерию и хранится в архиве предприятия не менее пяти лет вместе с другими первичными документами. Пошаговое руководство по заполнению карточки складского учета Давайте разберемся, как заполнить карточку учета материалов. Пошаговая инструкция по заполнению формы M-17 состоит из 5 шагов. Шаг 1: Запишите номер и дату документа. Шаг 2. Определите название организации и укажите структурное подразделение. Шаг 3: Заполните раздел таблицы: Колонка № 1: Структурное подразделение. Колонка № 2: Вид экономической деятельности подразделения. Колонка № 3: Номер склада. Колонки № 4 и № 5: укажите место хранения материалов. Затем подробно укажите характеристики объекта учета. Укажите марку, сорт, профиль, размер и другие инвентарные данные. Укажите номенклатурный номер, единицу измерения, стоимость, цену, норму запаса, срок годности и полное наименование поставщика. Если информация недоступна, поставьте прочерк. Шаг 4: Вторая таблица формы М-17 содержит информацию о драгоценных металлах или камнях в активе учета. Заполните соответствующие записи таблицы, если это применимо, в соответствии с паспортом актива. Шаг 5: Третья таблица отражает движение запасов в организации. Заполните столбцы следующим образом: Дата записи": Дата перемещения материальных запасов. "Номер документа": Номер первичного документа. "Номер по порядку": Порядковый номер операции. "От кого получено или кому отпущено": Название организации или подразделения; единица выпуска материальных ценностей. Колонки "Приход", "Расход" и "Остаток": Количество полученных, переданных или имеющихся на складе товарно-материальных ценностей. Записи делаются после каждой операции. В последней колонке ставится подпись ответственного сотрудника. Датируйте операцию соответствующим образом. Заполненные карточки складского учета (образец формы М-17) подписываются материально ответственным лицом с указанием его должности, ФИО и даты подписи. Управление запасами с помощью карточек М-17 на складах Заполненная карточка складского учета М-17, соответствующая требованиям, должна храниться на предприятии в течение 5 лет. Эти документы могут быть затребованы контролирующими органами, при этом первичные бумажные документы, на основании которых были начаты операции, также хранятся в архиве. Вот основные правила учета по форме М-17 "Карточка складского учета материалов": В бухгалтерии ведется общий журнал учета карточек материалов, которые должны быть переплетены, пронумерованы и зарегистрированы. Каждая карточка М-17 получает уникальный номер и подписывается главным бухгалтером перед передачей кладовщику. Номера карточек могут быть обнулены в начале нового года в соответствии с правилами предприятия. Записи на карточках М-17 делаются только в день движения товаров. Каждый месяц кладовщик составляет отчет по каждой карточке, суммируя обороты и остатки. В конце года карточки закрываются, обобщаются и передаются в архив, а остатки переносятся на новые карточки М-17. Документы, связанные с записями, хранятся в архиве вместе со старыми карточками. Карточки М-17 могут использоваться в течение нескольких лет, и руководство устанавливает сроки формирования окончательных сумм самостоятельно. Автоматизированные программы складского учета не ведут карточки М-17, а формируют аналитические отчеты по запросу. Бухгалтерия проводит ежемесячные проверки правильности заполнения карточек, как полный, так и выборочный контроль. Допускается печать и прикрепление дополнительных листов к карточкам М-17. Кладовщикам рекомендуется иметь образец заполненных карточек складского учета. Операторы склада могут хранить карточки с разрешения лица, ответственного за материальные ценности, особенно это актуально для компаний с ограниченным ассортиментом товаров и невысоким оборотом на складе. Вместо традиционных карточек М-17 эти компании могут выбрать использование специализированных журналов, где графики могут быть настроены с учетом их особых потребностей. При работе с ограниченным ассортиментом товаров или небольшими запасами традиционные карточки М-17 могут не быть оптимальным методом управления запасами. В таких случаях специализированные журналы предлагают более гибкий подход. Эти журналы позволяют компаниям настраивать колонки в соответствии со своими специфическими потребностями, обеспечивая гибкость в регистрации и отслеживании информации, связанной с инвентаризацией. Такой подход сделает процесс управления запасами более простым и гарантирует точное соответствие системы управления запасами операционным потребностям компании. Исключения для бюджетных организаций Бюджетные учреждения, включая государственные институты, образовательные и медицинские организации, обязаны соблюдать специальные стандарты бухгалтерского учета, утвержденные Минфином РФ. Цель этих требований - обеспечить прозрачность, достоверность и ответственность финансовой отчетности в государственном секторе. Приказ Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н устанавливает правила применения первичных учетных документов в бюджетных учреждениях. Эти документы являются основой для отражения финансовых операций и учета материальных ценностей в таких организациях. В отличие от частных компаний, бюджетные учреждения следуют стандартизированному подходу к документообороту. Первичные учетные документы, применяемые в этих учреждениях, имеют код по ОКУД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности), обеспечивая последовательность и однородность в государственном секторе. Хотя эти документы содержат похожую информацию о товарах, продукции и запасах, как в частных компаниях, существуют значительные различия в показателях, связанных с учетной стоимостью и другими аспектами. Эти различия отражают уникальные финансовые и операционные характеристики бюджетных учреждений, а также их соответствие государственным стандартам и нормам отчетности. Заключение В заключение отметим, что карточка М-17, включенная в учет материальных запасов, представляет интерес для сотрудников, занимающихся оформлением хозяйственных операций. Различные авторитетные государственные источники содержат подробные рекомендации по правильному заполнению и применению данной формы. Эти руководства являются ценным справочным материалом для обеспечения точности и соответствия складских операций с материалами на предприятиях.