Оргструктура. Как сделать свою компанию прозрачной, понятной и управляемой

Многие считают, что оргструктура нужна только крупным компаниям, и не стоит беспокоиться о ней, если компания мала. Однако, отсутствие четкой оргструктуры может привести к трудностям в управлении: руководитель может не знать, кто отвечает за какую область, не уметь оценить загрузку сотрудников или определить нехватку персонала. Давайте разберемся, как оргструктура упрощает этот процесс.

«Зачем мне эта бюрократия?»

Когда компания небольшая, прямые и открытые коммуникации могут быть эффективны, особенно когда вы, как владелец, можете лично общаться с сотрудниками. Однако с ростом команды трудно контролировать все процессы без четкой организационной структуры. Управление компанией без нее напоминает игру в «Дженгу».

Представьте, что каждый блок этой игры - ваш сотрудник, и ваш бизнес построен на их поддержке. Если уходит один из них, ваша «башня» может пошатнуться, но остаться стоять. Однако потеря двух, трех или даже десяти "блоков" может вызвать обрушение системы, и вам придется начинать все сначала.

Управление компанией без четкой оргструктуры ставит владельца в состояние постоянного стресса:

Возникает зависимость от сотрудников. Любое отсутствие или увольнение сотрудника немедленно порождает хаос и проблемы.

Отсутствие четких результатов приводит к финансовым затруднениям. Сотрудники могут заниматься делами, но при этом результаты их работы остаются незаметными.

Разрешение конфликтов становится сложной задачей. Сотрудники могут перекладывать ответственность друг на друга и избегать личной ответственности.

Затруднено масштабирование бизнеса. Операционная деятельность занимает все больше времени и ресурсов, и неясно, как наращивать масштабы и где находить время для этого.

Проблематично проводить найм новых сотрудников. Неопределенность в требованиях к кандидатам и отсутствие четкого списка обязанностей и ожидаемых результатов затрудняют процесс подбора персонала.

Владелец компании становится "секретарем" сотрудников, постоянно отвечая на вопросы о том, к кому обращаться по различным вопросам.

Возможно, у вас уже есть оргструктура. Увы, это тоже еще не значит, что она выполняет 100% функций

Имеющаяся организационная структура не всегда работает эффективно на полную мощность из-за ошибок, которые совершают владельцы при её построении:

Подражание другим. Переносить структуру компании напрямую из других организаций может быть ошибочным подходом, поскольку каждая компания уникальна со своими особенностями, связанными с отраслью, рынком, культурой и стратегией. Поэтому попытка применить стандартные схемы без учёта контекста вашего бизнеса может привести к нежелательным последствиям.

Недостаточное вовлечение сотрудников. Просто нарисовать оргструктуру, предложить ее сотрудникам и сказать "Теперь все будет так" часто недостаточно. Важно убедить их в необходимости изменений и получить их поддержку. Например, если вы переложили обработку отзывов на SMM-специалиста, но он не поддерживает эту идею, то в результате ваша структура не будет работать эффективно из-за недостаточной поддержки.

Неполное понимание структуры. Многие владельцы организаций формируют структуру на основе простого списка должностей без четкого определения функций и ожидаемых результатов каждого сотрудника. Эта "наивная" структура, хранящаяся в облачных сервисах или на бумаге, неспособна обеспечить эффективное функционирование организации, так как отсутствуют ясные роли, ответственности и понимание путей для масштабирования деятельности.

А какой должна быть оргструктура?

Оргструктура отображает деятельность компании в виде схемы, причем по ней наглядно должно быть видно, как между собой взаимодействуют сотрудники и отделы, кто за что отвечает и у кого какие функции. Ее можно представить в разных вариантах:

1. Линейная.

Это самая простая структура управления. Состоит из должностей. Решения спускаются по цепочке сверху вниз, сотрудники подчиняются только своему руководителю. Выглядит как «пирамида» и может содержать несколько уровней.
Подходит для небольших компаний.

2. Функциональная.

Компания организуется на основе функций (таких как маркетинг, производство, продажи), которые могут быть далее разделены на подфункции. После этого каждой функции и подфункции назначаются сотрудники.

Преимущества данного подхода:

Отсутствие привязки к конкретным сотрудникам. В первую очередь формируются функции, и только затем на них назначаются сотрудники, что обеспечивает более гибкий подход к организации персонала.

Гибкость. В отличие от традиционного линейного метода организации, в этом случае один и тот же сотрудник может успешно выполнять задачи в нескольких функциях, что способствует оптимизации ресурсов.

Эффективность. Каждая функция получает четко определенные ожидания и задачи, что является ключевым фактором для повышения результативности работы.

Данный подход особенно подходит для средних компаний, находящихся в стадии активного роста, поскольку способствует более эффективной организации и управлению бизнес-процессами в условиях быстрого развития.

3. Матричная.

Данный подход включает в себя черты как линейной, так и функциональной структур организации. Каждая рабочая группа занимается своим проектом и находится под двойным руководством — руководителя проекта и линейного руководителя.

Этот метод организации эффективен для крупных и сложных компаний, где ведется работа над различными проектами и направлениями деятельности.

Как создать оргструктуру?

Рекомендация заключается в использовании функциональной организационной структуры, которая является подходящей для большинства компаний с числом сотрудников от 3 до 5.

Шаг 1: Необходимо перечислить все задачи, которые выполняют ваши сотрудники.

Шаг 2: Разделите задачи на функциональные группы и подфункции.

Шаг 3: Определите ожидаемые результаты для каждой функции. Для успешного выполнения работы важно четко определить ожидаемый результат (ОР) для каждой функции. Например, для функции "Маркетинг" ОР может быть привлечение целевых лидов, для "Производства" - производство определенного количества продукции, для "PR" - повышение узнаваемости бренда и привлечение новых потенциальных клиентов.

Шаг 4: Назначьте ответственных и исполнителей на каждую функцию.

Шаг 5: Внедрите функциональную оргструктуру в компанию. И последний шаг - перенос организационной структуры в онлайн-сервис и проясните сотрудникам их обязанности. Многие компании для этого используют инструменты, такие как Miro или специализированные сервисы, например Битрикс24, который обладает всеми необходимыми инструментами для управления бизнес-процессами.

Итоги

Правильно спланированная организационная структура поможет вам создать надежные основы для вашего бизнеса и достичь успеха. Оргструктура - это не просто документ на бумаге, она должна быть динамичной и готовой к адаптации под изменяющиеся условия. Не стесняйтесь вносить изменения в структуру, если она не соответствует вашим целям. Важно обсуждать эти изменения с вашими сотрудниками, чтобы они были в курсе событий в компании.

Желаем вам удачи во внедрении этого инструмента! Если у вас возникнут вопросы или затруднения, приглашаем вас на экспресс-анализ бизнеса. На нем мы проведем анализ вашего бизнеса по 5 системным параметрам, выявим потенциальные зоны роста и дадим рекомендации по основным инструментам управления, включая организационную структуру.
Оставляйте заявку по ссылке: